به گزارش وارش نیوز/ پیشینه جایگاه روابط عمومی در جهان به اواخر قرن ۱۹ میلادی و پس از انقلاب صنعتی باز میگردد اما اساس آن از اوایل قرن بیستم شکل گرفت، زمانی که نارضایتی عمومی از رفتار سازمان‌ها باعث شد تا تاثیر وسایل ارتباط جمعی در علنی ساختن فساد بارز شود و از آن هنگام موسسات نیز با کمک تجارب احزاب سیاسی دست به دامن رسانه شدند و تشکیلاتی را در دورن خود به نام دفتر مطبوعاتی ایجاد کردند، در واقع موسسات و سازمان‌ها از همان حربه‌ای که مخالفان و منتقدان استفاده می‌کردند برای دفاع از خود بهره بردند و تقریبا در فاصله سال‌های ۱۹۰۳ تا ۱۹۱۹ روابط عمومی متولد شد.
این سابقه در ایران نیز اولین بار در نسخ مکاتبه‌ای شرکت نفت ایران و انگلیس استفاده شد که بعدها شرکت نفت ایران با استخدام نیروهای متخصص در حوزه ارتباطات و روزنامه‌نگاری اقدام به انتشار مطبوعات خود با جایگاهی بنام روابط عمومی کرد و از اوایل دهه ۳۰ شمسی این اصطلاح نقل محافل شد و عملا راه خود را از همزادش یعنی مطبوعات جدا کرد.
جایگاهی با نام روابط عمومی شرح مفصلی از تعاریف و وظایف دارد که نمی‌توان آن را در چند جمله و خط تعریف کرد، روابط عمومی؛ علم و هنری است که برای تسهیل ارتباط میان سازمان با محیط درونی و بیرونی، مخاطبان، گروه‌های تاثیرگذار و تاثیرپذیر، افکار عمومی، رسانه ها و نهادهای دیگر ایجاد شده و در واقع یکی از ابزارهای مدیریت و بازوی توانمند مدیران در نیل به اهداف سازمان ها محسوب می‌شود.
روابط عمومی را می‌توان قلب تپنده هر مجموعه دانست که امروزه و در عصر ارتباطات، تصور فعالیت هیچ نهاد و سازمانی بدون فعالیت‌های این بخش، اعم از ارزیابی قدرت و ضعف سازمان ها تا شکل دهی افکار عمومی و برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی، بیش از پیش دور از ذهن می‌کند.
ضعف نگاه حمایتی به روابط عمومی در دستگاه‌های اجرایی
محمد محتاطی مدرس دانشگاه و کارشناس ارشد علوم ارتباطات اجتماعی معتقد است: نگاه حمایتی به روابط عمومی‌ها در دستگاه‌های اجرایی کشور ضعیف بوده و این واحد از جایگاه آرمانی برخوردار نیست، این در حالی است که روابط عمومی مکمل و عضو لاینفک مدیریت به شمار رفته و هر مدیری برای نمایش توانمندی و خدماتش در هر سازمان نیازمند روابط عمومی توانمند و پویا است.
مدیر روابط عمومی فرمانداری محمودآباد در گفت‌وگو با ایسنا به سخنان مقام معظم رهبری در خصوص اهمیت اطلاع رسانی دولتمردان از اقدامات خود به مردم و پویا سازی روابط عمومی‌ها در دستگاه‌های دولتی اشاره و اظهار کرد: متاسفانه واحدهای روابط عمومی به دلایل گوناگون از پویایی و خلاقیت فاصله دارند.
وی دلایل عدم پویایی و خلاقیت روابط عمومی‌ها را اینگونه برشمرد: عدم تصویب پست سازمانی در ادارات شهرستان‌ها، صدور احکام انشایی از سوی مدیران، تغییر مدیر روابط عمومی در پی جابجایی مقام مسئول سازمان، سپردن چندین مسئولیت به روابط عمومی‌ها در ادارات و سازمان‌ها، عدم بهره‌مندی از امکانات و تجهیزات روز در واحد روابط عمومی، انتصاب افراد نا آشنا با این واحد و همچنین عدم آموزش متمرکز دانش روز ارتباطات و روابط عمومی و فناوری‌های مرتبط در این حوزه باعث شده تا روابط عمومی‌ها پویایی و خلاقیت مطلوب را نداشته باشند.
این کارشناس علوم ارتباطات اجتماعی خاطرنشان کرد: توسعه و شکوفایی روابط عمومی بسترساز توسعه پایدار بوده و تحقق این مهم مستلزم تخصص محوری و دور اندیشی مبتنی بر برنامه‌ریزی است.
محتاطی با ابراز امیدواری از توسعه و رونق علم روابط عمومی به عنوان یک رشته دانشگاهی تاکید کرد: امید است با تقویت تخصص محوری شاهد حضور نیروی انسانی تحصیلکرده و خلاق برای پویا سازی روابط عمومی در ادارات و سازمان‌ها باشیم.
اخلاق‌مداری و مردم داری مهمترین ویژگی روابط‌عمومی
مسئول روابط عمومی اداره کل پزشکی قانونی مازندران با بیان اینکه مهمترین ویژگی روابط عمومی‌ها اخلاق مداری و مردم داری است، گفت: لازمه هر ارتباطی دانستن آداب معاشرت و رعایت اصول اخلاق صحیح و قانونی است.
حسین سعادت‌فر ویژگی‌های مسئول روابط عمومی را صداقت، امانت، توان مدیریتی بالا و علاقه مندی به فعالیت‌های مربوط دانست و اظهار کرد: توانایی برقراری ارتباط صحیح با همکاران سازمان و خارج از سازمان متبوع و تعامل دو سویه با رسانهها و مطبوعات از دیگر خصوصیات مدیر روابط عمومی است.
وی که در دوره مدیریتی پنج مدیرکل حضور فعال داشته است رابطه اداری حسنه، بهره‌گیری از راهنمایی مدیران و تعامل دوستانه فی‌مابین را علل تداوم شغلی خود دانست و تاکید کرد: در درجه اول مسئول روابط عمومی باید مورد حمایت مافوق خود باشد.
سعادت‌فر لازمه کار در روابط عمومی را عشق، علاقه، ایثار و از خود گذشتگی و تعهد عنوان کرد و افزود: مشخص نبودن جایگاه و ارزش روابط عمومی برای برخی مسئولین، نبود چارت سازمانی، کمبود امکانات اولیه، عدم برگزاری دوره آموزشی، آگاهی نداشتن روابط عمومی ها از شرح وظایف خود و عدم ارتباط منسجم با یکدیگر، کمبود نیروی متخصص و آموزش دیده از مشکلات روابط عمومی‌ها در استان مازندران است.
مسئول روابط عمومی اداره کل پزشکی قانونی مازندران با بیان اینکه مجموعه پزشکی قانونی به دلایل برخی ملاحظات قادر به اطلاع رسانی همه اتفاقات و اخبار نیست، تاکید کرد: در گذشته این امر موجب مظلومیت این نهاد شده بود اما در حال حاضر به دلیل اهمیت موضوع اطلاع رسانی، گستره ارائه اخبار و تغییر سیاست های سازمان و همکاری و حمایت رسانه ها، گام های مثبتی برداشته شده است.
وی خطاب به اصحاب رسانه خواستار صبوری آنان در پاسخگویی پزشکی قانونی به سوالات شد و اظهار کرد: در هنگام بروز حوادث غیرمترقبه مجال اندکی برای انجام درست وظایف پرسنل پزشکی قانونی وجود دارد بنابراین لازم است خبرنگاران فرصت مقتضی را به روابط عمومی بدهند.
سعادت‌فر با اشاره به اینکه در حوادث جمعی نظیر زلزله، سیل، واژگونی اتوبوس و حوادث غیرمترقبه آمار تلفات بر اساس جواز دفن صادر شده و توسط پزشکی قانونی اعلام می‌شود، عنوان کرد: آمارهای اولیه بیشتر بر اساس حدس و گمان مسئولین است بنابراین از اصحاب رسانه تقاضامندیم در زمان بحران منبع اطلاعاتی آن ها در خصوص اطلاع رسانی اجساد، پزشکی قانونی باشد چرا که اطلاع رسانی سریع، صحیح و شفاف از اصول اولیه در بحران است که اگر این موضوع از طرف اصحاب رسانه نادیده گرفته شود، به خودی خود بحران زا خواهد شد.
عملکرد روابط عمومی در گرو عملکرد مسئولان
مسئول روابط عمومی اداره کل پزشکی قانونی مازندران یکی از عوامل عمده ضعف روابط عمومی ها را به ضعف مدیران نسبت داد و افزود: تا زمانی که جایگاه روابط عمومی و نقشی که می تواند در ارائه عملکردهای اداره یا سازمان مربوط به خود ارائه دهد توسط مدیران و مسئولین مربوطه شناخته نشود نه تنها مدیرانی ضعیف خواهیم داشت بلکه عملکرد قابل توجهی هم ارائه نخواهد شد.
سعادت‌فر مطالعه منابع مرتبط در حوزه روابط عمومی را سبب ارتقای آگاهی‌های لازم این واحد دانست و یادآور شد: مهمترین نیاز روابط عمومی که در حال حاضر کمتر توجه شده، عدم اطلاع و آگاهی برخی مدیران و مسئولان به جایگاه و اهمیت کلیدی روابط عمومی در دستگاه ها است که این موضوع نیاز به تعامل بیشتری دارد.
وی با اشاره به اینکه متاسفانه در کشور ما اهمیت روابط عمومی و ارتباطات آنچنان که شایسته است شناخته نشده، عنوان کرد: در چند سال اخیر توجه بیشتری به امر ارتباطات و اهمیت کار روابط عمومی ها توسط مسئولان استانی صورت گرفته اما هنوز روابط عمومی ها نتوانسته اند جایگاه خود را آنچنان که لازم است پیدا کنند.
سعادت‌فر با اشاره به اینکه روابط عمومی و رسانه ها دو بازوی اطلاع رسانی هستند، گفت: رسانه و روابط عمومی ها در ارتباط با یکدیگر به دنبال اهداف خود هستند، بنابراین می توان با بهره گیری از ظرفیت رسانه از اطلاع رسانی و برقراری ارتباط و دریافت بازخورد و نظرات افکار عمومی در قبال عملکرد سازمان به عنوان یکی از مفیدترین، باصرفه ترین، سریع ترین و گسترده ترین شیوه برقراری ارتباط با مردم بهره برد.
آگاهی و تخصص مهمترین شاخصه‌های مدیر روابط‌عمومی
سرپرست روابط عمومی فرمانداری ویژه شهرستان تنکابن به ارتباط تنگاتنگ رسانه و روابط عمومی در انعکاس خدمات دستگاه‌ها به مردم و بیان مشکلات آنان به مسئولین اشاره کرد و گفت: جایگاه روابط عمومی به دلیل گستردگی و لزوم ارتباط با خواص و عوام در جامعه، نیاز به افرادی با دانش، آگاهی و تخصص مربوط دارد.
فاطمه عشوری‌فر بکارگیری نیروی انسانی متخصص، صاحب سبک، با دانش و منطق و با قابلیت تعامل و برخورد اجتماعی شایسته در این جایگاه را مهم ارزیابی کرد و افزود: مدیر روابط عمومی باید با شناخت دستگاه اجرایی متبوع و انتقال درست اطلاعات، آگاهی کافی به جامعه دهد که این مستلزم تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری مناسب است.
عشوری‌فر روابط عمومی را به مثابه پلی بین جامعه با مسئولان و مسئول با جامعه دانست و تاکید کرد: این واحد می تواند با رصد مسائل و مباحث در حال وقوع جامعه و انتقال آن به مقام مسئول مصداق مثل "پیشگیری بهتر از درمان" باشد و با تشخیص زودهنگام اتفاقات در حوزه کاری سازمان و انتقال به موقع آن مشکل را رفع یا از وقوع آن جلوگیری کند.
وی ادامه داد: روابط عمومی می تواند با اطلاعات کامل نسبت به خدمات اداره یا سازمان متبوع و انتقال آن به ارباب رجوع و آگاهی رسانی به مراجعین روند پیگیری امور ارباب رجوع را تسهیل کرده و بار تنش احتمالی ناشی از نا آگاهی را کاهش دهد.
سرپرست روابط عممی فرمانداری ویژه شهرستان تنکابن ضمن تاکید بر تعامل سازنده با اصحاب رسانه، آن را ظرفیتی برای سازندگی معرفی کرد و یادآور شد: رفتار صحیح با بهره‌گیری از قانون مطبوعات در مقابل درج اخبار انتقادی یا غیر واقعی، تسلط روابط عمومی به دانش روزنامه نگاری و علوم ارتباطات و همچنین ارتباط دوسویه و حرفه‌ای فی‌مابین می‌تواند در موفقیت روابط عمومی تاثیر شایانی داشته باشد.
روابط عمومی تنها نباید تعریف و تمجید کند
عشوری‌فر با نقد دیدگاه تعریفی و تمجیدی روابط عمومی‌ها خاطرنشان کرد: اینکه بگوییم بهترین روابط عمومی آن است که تحسین کردن بلد باشد به هیچ وجه نظر درستی نیست چون این رفتار می‌تواند منشاء فساد، غفلت و منجر به کم کاری دستگاه اجرایی در خدمات رسانی به مردم شود، در حالی که گوشزد کردن موارد لازم، بیان مشکلات و رصد بازخوردهای جامعه و انتقال به موقع آن بازخوردها به مدیر دستگاه اجرایی می‌تواند اثرات به مراتب بهتری نسبت به تحسین و تمجید داشته باشد.
سرپرست روابط عمومی فرمانداری تنکابن با بیان اینکه تعویض و جابه‌جایی مدیران مطالعه، برنامه ریزی، تلاش و زمان و هزینه مدیر روابط عمومی را تحت تأثیر قرار می دهد اظهار کرد: مدیران مشرف به گستره فعالیت روابط عمومی می‌توانند با ایجاد بستر و فضای مناسب برای این جایگاه، هوشمندانه دستگاه اجرایی را در نیل به اهداف ترسیم شده هدایت کنند.
وی مهمترین مشکل و چالش را عدم درک مناسب دستگاه‌های اجرایی به اهمیت فعالیت روابط عمومی دانست و تصریح کرد: یک مدیر روابط عمومی خوب و حرفه ای با داشتن فضا و تجهیزات مناسب می‌تواند به بهترین شکل خدمات دستگاه اجرایی را به جامعه ارائه داده و بازخورد مثبت به وجود آورد که این مسئله در حال حاضر به یک چالش ملّی بدل شده است و در بیشتر سازمان ها، ادارات و نهادهای کشور، هنوز شناخت لازم نسبت به نقش و اثرگذاری روابط عمومی ها وجود ندارد.
عشوری‌فر با اشاره به اینکه روابط عمومی‌ها بسته به اداره، سازمان و دستگاه اجرایی دارای گستره متفاوتی از فعالیت هستند، خاطرنشان کرد: به عنوان مثال در فرمانداری شهرستان هایی که مرجعیت دارند پراکندگی حوزه وظایف ایجاب می کند که این جایگاه دارای پرسنل متعدد با تجهیزات بهروز و متناسب با کار باشد تا در سایه حمایت های لازم و به موقع، زمان وافی و کافی برای همه فعالیت ها داشته و در ارتقاء کمّی و کیفی امور بسیار تأثیرگذار باشد.
به گزارش وارش نیوز، با تمامی آنچه در این گزارش مطرح شد باید اذعان کرد روابط عمومی‌ها به منزله پل ارتباطی بین دستگاه‌های اجرایی و مردم هستند اما متاسفانه به نظر می‌رسد این پل به جاده‌ای یک طرفه منتهی شده است و باید بار دیگر بین مردم و دستگاه‌ها پل یا جاده‌ای دو طرفه برقرار شود.
در واقع رفتار اصولی و علمی روابط عمومی‌ها می‌تواند به توزیع عادلانه اطلاعات، روشن‌گری افکارعمومی، مردم مداری و احترام به حقوق انسان‌ها به‌منظور افزایش سطح مشارکت مردمی در جوامع بیانجامد که بدون هیج شک و شبههای ماموریت انجام آن به عهده مدیریت روابط عمومی سازمان‌ها، نهادها، شرکت ها و دیگر مراکز اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، مذهبی و مجموعه سازمان های دولتی و خصوصی است.